Являясь руководителем оконной компании, Вы должны понимать, что любая организация это определенный живой организм. Возможно, эта ассоциация покажется Вам натянутой, но, если Вы вспомните, что любой живой организм является симбиозом клеток, тканей, органов, то аналогия станет более понятной. И как общее состояние здоровья определяется благополучием систем организма, так и успешность предприятия, его положение на рынке,  является результатом четкой и налаженной работы структурных подразделений и хорошо организованной и регламентированной между ними связи – коммуникационных каналов. 

Давайте рассмотрим, что позволяет нашему организму успешно работать? Это поможет нам понять, каким образом проявить заботу о здоровье предприятия. Организм включает несколько взаимосвязанных систем, каждая из которых жизненно важна для нормальной деятельности организма. Это костно-мышечная, центрально-нервная, пищеварительная, сердечно-сосудистая, дыхательная, лимфатическая, эндокринная, иммунная и другие системы. В организациях можно найти аналогии системам организма в виде организационной структуры, системы коммуникаций, служб снабжения и сбыта, финансовой службы, службы безопасности и т.д.

Костно-мышечная система

Организационную структуру предприятия можно рассматривать как аналогию костно-мышечной системы организма. Отсутствие оргструктуры делает организацию похожей на кожаный мешок с костями, а не на живой организм. Часто на предприятии можно наблюдать присутствие двух организационных структур: одна закреплена формально и чаще всего предлагается внешним наблюдателям при запросе, а вторая реальная, связанная с сотрудниками, реально принимающими решения и не всегда отмеченными на оргсхеме. Многие руководители предприятий недооценивают значение оргструктуры и не уделяют достаточного внимания разрешению коллизий в данной области. Однако, каждый руководитель в компании, начиная с директора и заканчивая линейными руководителями, в основе своих полномочий имеет формальную власть, т.е. власть должности. Она обусловлена официальным местом ее обладателя в структуре управления организации вне связи с его личными качествами и измеряется либо числом подчиненных, которые прямо или косвенно обязаны подчиняться его распоряжениям, либо объемом материальных ресурсов, которыми данное лицо может распоряжаться без согласования с другими. Успешность компании во многом обусловлена основанными на организационной политике распределением обязанностей, делегированием на разные уровни управления полномочий и персональной ответственности за соответствующую область деятельности.

 

Центральная нервная система

Система коммуникаций это центральная нервная система организации. В основе любого взаимодействия лежит способность человека обмениваться информацией с другими людьми. Цели для коммерческой организации формируются ее владельцами. Центром управления достижением цели организации является руководитель. Способы достижения – планирование, постановка задач, мотивация и контроль.  Система коммуникаций обеспечивает связь мозга организации (руководителя) со всем, происходящим в компании. Эффективная система коммуникаций обеспечивает быструю постановку задач в организации, своевременное информирование руководителей всех уровней о параметрах контролируемых ими процессов и состоянии делегированных задач. Основными проблемами в системе коммуникаций являются:

  • Искажение информации
  • Дублирование информации
  • Не подходящая по формату или не структурированная информация
  • Задержки в прохождении информации
  • Потеря информации
  • Перегруженность информацией канала коммуникации

Система коммуникаций определяет скорость метаболизма в компании и, если в вашей компании наблюдается падение производительности труда, то, скорее всего это связанно с системой коммуникаций.

 

Пищеварительная система

            Пищеварительная система – служба снабжения организации. Неправильное питание, отсутствие необходимых веществ в организме приводят к нарушению обмена веществ, сбоям в работе всех других систем, накоплению лишнего веса и прочим неприятным последствиям. Так и в организации, проблемы со снабжением приводят к дополнительным нагрузкам на финансовую систему, лишним складским запасам, срыву сроков поставки, нерациональному использованию складских помещений и т.д. Оптимизация работы службы снабжения должна проводиться на уровне утверждения ассортиментной матрицы продуктов компании, потребность в каждом материале должна быть рассмотрена службой снабжения на предмет возможности долгосрочного бесперебойного снабжения данной позицией в приемлемые сроки и по приемлемой цене. Основными проблемами в системе снабжения и хранения являются:

  • Нехватка материалов
  • Неликвидные запасы
  • Слабая система учета
  • Лишние запасы в производственной зоне
  • Нерациональное использование материалов
  • Нерациональное хранение запасов и готовой продукции

Служба снабжения на оконном предприятии часто оказывается в роли незаслуженно забытой падчерицы, и за это предприятие расплачивается высоким уровнем оборотных средств и воровства, завышенными нормами расхода материалов, захламленностью складов и производственных зон.

 

Сердечно-сосудистая система

На роль сердечно-сосудистой системы в организации больше всего подходит финансовая служба. Как сердце через сосуды снабжает весь организм и каждый орган в отдельности кислородом, так и финансовая служба распределяет финансы по всей бюджетной системе предприятия. Проблемы финансовой службы – кассовые разрывы, недостаток оборотных средств, высокий уровень кредитной задолженности, высокая стоимость заемных средств приводят к серьезным дисбалансам на предприятии: потери доверия поставщиков, снижении мотивации персонала, потери квалифицированных кадров, уменьшению темпов развития. Отсутствие сбалансированной финансовой политики снижает отдачу от вложенных собственниками средств и повышает риск утраты контроля над предприятием.

 

Дыхательная система

Аналогом дыхательной системы организма можно рассматривать службу сбыта. В организме человека есть два круга кровообращения: малый легочный насыщает кровь кислородом и большой системный круг снабжает кислородом все органы. Так и в организации есть два круга обращения финансов: процесс продаж обеспечивает поступление финансов на расчетные счета организации, а процесс бюджетирования обеспечивает распределение средств на потребности организации. Как организм человека без дыхания сохраняет жизнедеятельность около 5 минут, так и организации без сбыта долго не живут. Основные проблемы службы сбыта:

  • Недостаточный поток потенциальных клиентов
  • Слабая работа с существующей клиентской базой
  • Низкая квалификация продавцов
  • Недостаточная интенсивность работы
  • Неэффективные затраты времени
  • Плохое управление дебиторской задолженностью
  • Низкая удовлетворенность клиентов

В силу своей исключительной важности службы сбыта ее проблемы следует решать в первую очередь.

 

Общие принципы работы здорового организма

            Для обеспечения жизнедеятельности   и охраны своего здоровья от внешних угроз каждый живой организм имеет свою сигнальную систему, несколько эшелонов обороны и набор реакций на внешние воздействия. Например, рука прикасается к горячей поверхности, по нервной системе передается сигнал опасности головному мозгу, откуда следует импульс на сокращение соответствующе группы мышц и рука отдергивается. Все это занимает доли секунд и не требует от человека умственных усилий. Также и работа в компании  должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить подобную реакцию. Это делается следующим образом:

1.      Создается многоуровневая сигнальная система – это может быть система KPI (ключевые показатели эффективности), адаптированная под потребности каждого уровня управления организации. Для каждого контрольного параметра создается соответствующий индикатор. Теперь при возникновении опасной ситуации информация о ней будет попадать в систему управления.

2.      Организуется современная система коммуникаций, обеспечивающая быстрые вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальные коммуникации обеспечивают постановку задач и контроль за их выполнением, служат для быстрой передачи критической информации от сигнальной системы. Горизонтальные коммуникации обеспечивают быстрое прохождение информации между подразделениями в рамках основных бизнес – процессов.

3.      Внедряется процессный подход к организации деятельности предприятия. Все жизненно важные процессы регламентируются и завязываются на сигнальную систему. Четко описываются типовые нештатные ситуации, как они проявляются в сигнальной системе, и формализуется ответная реакция, а также уровень управления, который отвечает за соответствующую реакцию.

4.      Вводится процесс обучения в организации: для этого регулярно собирается информация о лучших способах работы в организации и самых эффективных вариантах реакции на сбойные ситуации. Информация формализуется и вводится в стандарты работы. Чтобы не замыкаться внутри организации, необходимо наладить систему внешнего бенчмаркинга – сравнения своих показателей с показателями других успешных отраслевых организаций.

 

Если нездоровится

Когда Вы болеете, Вы идете к врачу. Безусловно то, что Вы знаете свой организм лучше любого врача, но только врач сможет системно взглянуть на общее состояние Вашего организма, увидеть за отдельными симптомами   сбой в одной из частей организма и предложить план лечения, способный вернуть баланс в Ваш организм.

Для лечения организаций как правило привлекают бизнес-консультантов. Хотя внутренние системы организаций не так сложны и многообразны, как сложившиеся за сотни тысяч лет системы организма,  дело осложняется многочисленными вариациями, связанными с отраслевой спецификой конкретного предприятия. Компания «Алтек» с 1998 года специализируется на задачах, связанных с управлением развитием оконных предприятий. Разработанная нами методика «Вектор» обеспечивает сбалансированное развитие оконных предприятий через внедрение на предприятиях процессного подхода, организации управления на основе KPI показателей, обеспечение быстрых коммуникаций, эффективную систему бенчмаркинга. Мы обеспечиваем рациональный подход к устранению потерь и автоматизации оконных предприятий.

Здоровья Вам и Вашей компании!!!


0 Добавить комментарий  
Запрещены комментарии, содержащие нецензурные выражения и противоречащие законодательству РФ
Сколько будет 97+14:
Журнал "Оконная Индустрия" - Оконная компания как здоровый организм.